PROLOG: Das beste Tool für Zeitmanagement

Das Training nennt sich “Arbeitsorganisation und Zeitmanagement”, die Teilnehmer nicken oft, und ich bin als Trainerin gern behilflich, wenn es um zahlreiche Frage geht. Wir nehmen uns sämtlich alte wie neue Tools und sogar ein paar Apps vor, diskutieren deren Wirkungsweise. Zum Abschluss bitte ich um Reflexion: Welches Modell, welches Tool ist das Beste? 

Gewonnen hat weder Parkinson im Duett mit Pareto noch Pomodoro im Duett mit Lean Coffee. Gewonnen haben zwei Kreise, ein grüner und ein roter, weil das wohl ins Knochenmark ging. Die Bedeutung der eigenen Person mit Willenskraft (anstrengend) versus echte Motivation (Leichtigkeit und Flow). 

Wollen und Müssen als wenig überlappende Kreise

In diesem Artikel möchte ich den Bezug zwischen Motivation, Arbeiten und Zeit vertiefen. Das Feedback der Trainingsteilnehmer hat mich nämlich überrascht und zum Nachdenken angeregt.

Also…

Endlich Montag! Wie jedes Mal, bietet uns eine Woche sieben Tage für unsere Träume, Projekte, Ziele und Aufgaben. Sieben Tage für das Abarbeiten der To Do Listen, das Leeren der Mailbox, das Lesen, Schreiben und für alles andere, was wir mit “Arbeit” bezeichnen. 

Und wie jede Woche kann es vorkommen, dass etwas dazu und dazwischen kommt und unsere Planung “für die Katz” war. Pläne ändern sich, in den letzten Jahren noch mehr als davor, und laut den Zukunftsforschern wird sich in unserer Welt in den nächsten 5 Jahren mehr ändern, als in den vergangenen 100 Jahren.

Pläne ändern sich

Und das bedeutet: wir überschätzen sehr oft, was wir in einer kurzen Zeit (wie in einer Woche oder einem Monat) schaffen können, weil wir eh nicht genau wissen, was heute oder morgen noch alles passiert. Ein Zitat sagt dazu:

“Die Menschen neigen dazu, zu überschätzen, was in einem Jahr erreicht werden kann, und zu unterschätzen, was in fünf oder zehn Jahren erreicht werden kann.”

J. C. R. Licklider

Warum ist das so?

Erstens, weil wir nicht alleine sind und mit anderen Menschen interagieren. Beispiel: Du nimmst dir vor, morgens öfter Sport zu machen oder zu meditieren oder Tagebuch zu schreiben. Und dann wird ein Kind krank oder auf deinem Telefon taucht eine dringende Meldung mit der Bitte um sofortige Rückmeldung. Vorbei mit der Ruhe des Morgens.

Du nimmst dir vor, ein Dokument in Ruhe zu bearbeiten, doch dann fällt die Heizung aus oder Bauarbeiten vor dem Haus machen Ruhe schlicht unmöglich. Oder es scheint die Sonne, und die Lust nach einem Spaziergang ist größer… Manchmal überschätzen wir aber auch schlicht und einfach unsere Willenskraft, weil wir Langzeit-müde sind oder akut überarbeitet und überfordert. Das sind aktuell nämlich viele. Und ein Jahr, was ist das schon? Ich meine, wir haben jetzt Mitte Februar, wer hat schon ein Achtel aller Ziele erreicht? Wenn ja, herzlichen Glückwunsch und eine große Portion meines gesunden Neids!

Das schöne an kurzfristigen Zielen ist (und das ist die Kehrseite der berühmten Medaille), dass deren Nicht-Erreichung uns oft gar nicht so doll weh tut. Wir haben nämlich oft die Illusion, dass wir das dann einfach im nachten Jahr machen. Wer sich da vertiefen mag, der schaut sich bitte einfach die dazugehörigen Bias an. 

Zeit ist aber durchaus unser Freund, wenn wir langfristig und groß denken.

Zinsenszins

Wenn wir etwas langfristig angehen, dann planen wir zwar oft linear, aber wir unterschätzen den Zinseszins-Effekt. Es ist leichter, immer besser in etwas zu werden, wenn wir es regelmäßig tun. Es ist sehr realistisch, 1-2% besser oder schneller zu werden in etwas über eine längere Zeitspanne als 10% auf einmal. Es ist wie Muskelaufbau: mit etwas Muskeln lassen sich mehr Muskeln aufbauen als mit Null, und je mehr und kräftiger die Muskeln bereits sind, desto leichter ist es, weitere Muskeln aufzubauen. Oder wie Vitamine: regelmäßig ein bisschen baut auf Dauer ein ganz kräftiges Immunsystem auf.

Arbeitsbeispiel: Je öfter wir jemandem die Ziele des Unternehmens “verkaufen”, erklären oder sie einfach nur erwähnen (Vision-Vitamie), desto wahrscheinlicher ist es, dass diese Ziele als Orientierung dienen werden (und im Sinne eines Immunsystems Demotivation und innere Kündigung verhindern können). Ein Meeting mit bunten Folien ist da weniger nachhaltig als viele kleine Erwähnungen.

Zinseszins im Zeitmanagement

Auch in der großen Welt der Produktivität gilt die obige Regel. Wir können noch so viele Tools und Apps beherrschen und diszipliniert wie willensstark sein: unsere Produktivität ist dennoch auf kurze Sicht allein schon deswegen überschätzt, weil wir nicht allein sind und oft auf Produktivität anderer angewiesen sind 😉

Was Zinseszins angeht: Auf lange Sicht ist Produktivität – aus meiner Sicht als Psychologin – nur dann gesichert, wenn sie mit unserem Kern als Mensch zu tun hat. Wenn das, was uns wichtig ist, was uns etwas bedeutet, was unser persönlicher Purpose ist, der Motor für das Tun ist, dann sind wir auch über Jahre nicht einfach nur fleißig. Wir sind mehr als fleißig. Wir sind gern produktiv, die Ergebnisse der Arbeit sind meistens fehlerfrei… Mit anderen Worten: 

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Wer tut, was er liebt (oder was er von sich aus wirklich wirklich will), der muss nie zur Arbeit. Genau das ist es. Wer etwas von sich aus tun will, der braucht eigentlich (erstaunlicherweise) kaum Zeitmanagement. Dinge werden mit Leichtigkeit erledigt, Fokus auf das Richtige ist leicht zu halten, Ablenkungen sind ein Fremdwort.

Der Arbeitsalltag sieht für viel Menschen jedoch ganz andersrum aus, ich habe das hier nach vielen Gesprächen visualisiert:

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Müssen ist toxisch 

Das Müssen ist bei der Arbeit meistens eher etwas kurzfristiges. Kannst du mal eben…? Das muss diese Woche noch erledigt werden… Und schon sind wir raus aus dem Wollen, raus aus der langfristigen Zeitplanung, raus aus der Welt, in der wir unsere Ressourcen unterschätzen und darum viel mehr schaffen könnten…

Wollen ist ein Wundermittel – auch im Zeitmanagement. Darum ist es so wichtig zu wissen, was du willst. Für dein Zeitmanagement, für dein Selbstmanagement, für deine Arbeitsorganisation.

EPILOG: Was hat das mit New Work zu tun?

Ganz einfach: Mehr wollen, weniger müssen. Ist das nicht automatisch die Formel für den berühmt berüchtigten #Purpose? Wenig rot, viel grün. Ist das nicht das magische Wundermittel, nach dem alle Führungskräfte suchen, wenn sie mich im Training fragen, wie sie dafür sorgen können, dass die Mitarbeiter von sich aus gern zur Arbeit kommen?

Nun, hier ist es. Grün auf weiß. 

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Danke fürs Lesen! Was geht dir jetzt durch den Kopf?

Nadja